商用會話|日本職場電話用語(基本禮儀 – 下)

日本職場電話禮儀下篇,這篇我們要來學接起電話後根據「對方要找誰」的目的來列出幾種狀況:

當對方指名要找自己時

請禮貌的回應,並同時附上招呼語。

情境一:對方要找的人就是自己

對方:「東京商事第一営業課の李でございますが、武市さんはいらっしゃいますか。」

自己:「はい。わたくしです。いつもお世話になっております。」

情境二:當對方詢問自己是否本人時

對方:「東京商事第一営業課の李でございますが、武市さんでしょうか。」

自己:「はい。いつもお世話になっております。」

情境三:如果對方沒有報上所屬公司或姓名時

對方:「すみません。営業部の佐藤さんはいらっしゃいますか。」

自己:「失礼ですが、どちら様でしょうか。」

情境四:如果對方只有報上公司名稱,想知道對方是哪位時

對方:「東京商事の者ですが、企画部の鈴木さんはいらっしゃいますか。」

自己:「失礼ですが、東京商事のどちら様でしょうか。」

情境五:如果對方只有報上名字時

對方:「わたくし、間宮と申しますが、課長の山田さんはいらっしゃいますか。」

自己:「恐れ入りますが、どちらの間宮様でしょうか。」

情境六:如果聽不清楚對方的公司名稱或姓名時

對方:「東京商事第一営業課、李でございます。武市さんはいらっしゃいますか。」

自己:「恐れ入りますが、もう一度お願いできますでしょうか。」

情境七:如果對方聲音太小聲

對方:「東京商事第一営業課、李でございます。武市さんはいらっしゃいますか。」

自己:「恐れ入りますが、少々お電話が遠いようなのですが。」

注意 ※ 請勿說「えっ?はい?何ですか?」等口語表現。

當對方指名要找他人時

如果對方指名要找他人時,請先打過招呼後後再轉接。

情境一:打招呼,為避免誤認,可再次確認對方的所屬公司和名字。

對方:「太陽物産の田中と申します。鈴木課長をお願い致します。」

自己:「太陽物産の田中様ですね。いつもお世話になっております。ただ今おつなぎ致しますので、少々お待ちください。」

情境二:當指名要找的姓氏有兩位以上時

對方:「太陽物産の田中と申します。鈴木様をお願い致します。」

自己:「太陽物産の田中様ですね。いつもお世話になっております。鈴木は二人おりますが、部署はお分かりでしょうか。」

情境三:當指名要找的人不在公司時

對方:「太陽物産の田中と申します。鈴木様をお願い致します。」

自己:「太陽物産の田中様ですね。いつもお世話になっております。申し訳ございません。あいにく鈴木は外出しております。」

情境四:當指名要找的人不在位子上時

對方:「太陽物産の田中と申します。鈴木様をお願い致します。」

自己:「太陽物産の田中様ですね。いつもお世話になっております。申し訳ございません。あいにく鈴木は、外出しておりまして、午後3時には戻ってくる予定となっております。」

情境五:當指名的人正在講電話時

對方:「太陽物産の田中と申します。鈴木様をお願い致します。」

自己:「太陽物産の田中様ですね。いつもお世話になっております。申し訳ございません。あいにく鈴木は他の電話に出ておりますので、終わりましたら、折り返しお電話するように致しましょうか。」

 

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文 / 時雨 (時雨の町日文學習園地

東吳日文畢業之後為全職翻譯(兼職部落客),沒有日文高手好幾張證書那樣厲害,身上僅有一張而已(N1)。憑這張到處招搖撞騙(接案),過著勉強繳得起房租水電跟養一隻貓的生活。